カフェで仕事をしたときのコーヒー代・席料は経費になる？フリーランス・個人事業主向けに税理士が解説

「カフェで作業したときのコーヒー代、経費にしていいですか？」

フリーランスや個人事業主の方からよく聞かれる質問のひとつです。自宅では集中できないのでカフェで作業する、打ち合わせをカフェで行うといったケースは今や珍しくありません。

結論からいうと、業務目的であれば経費にできます。ただし条件があります。

経費にできるケース

①ひとりで作業・打ち合わせの場所として使った場合

自分ひとりでカフェに行き、資料作成・原稿執筆・プログラミングなどの業務を行った場合、そのときのコーヒー代や飲食代は経費にすることができます。勘定科目は「会議費」または「雑費」が一般的です。

②取引先やクライアントとの打ち合わせで使った場合

クライアントとの打ち合わせや商談をカフェで行った場合は「会議費」または「接待交際費」として経費にできます。相手の分も含めて経費になります。レシートに「〇〇社△△さんと打ち合わせ」などメモを残しておくと安心です。

経費にできないケース

①プライベートの飲食と混在している場合

友人と会ってついでに仕事の話をした、という場合は経費になりません。業務目的であることが明確でないと認められません。

②領収書・レシートがない場合

カフェのレシートを捨ててしまっているケースが意外と多いです。金額の大小にかかわらず、証拠書類として保存しておく必要があります。

③明らかに業務と関係ない飲食

ランチついでに立ち寄ったカフェでのデザート代など、業務との関連性が薄いものは経費になりません。

金額の上限はある？

法律上、カフェ代の金額に明確な上限はありません。ただし1人あたりの金額が高すぎると説明がつきにくくなります。コーヒー1杯500〜800円程度であれば問題ありませんが、高級ホテルのラウンジで1人数千円となると、業務目的の説明が求められることがあります。

また法人の場合、1人あたり5,000円以下の飲食代は接待交際費ではなく会議費として処理できるという特例があります。カフェ代はほとんどの場合この範囲に収まります。

コワーキングスペースの利用料は？

カフェに近い存在としてコワーキングスペースがあります。業務専用で利用する場合は全額経費にできます。月額会員費は「地代家賃」または「賃借料」、ドロップイン利用は「会議費」または「雑費」で処理するのが一般的です。

カフェとの違いは、コワーキングスペースは業務利用が明確なため、経費として認められやすい点です。

領収書・レシートの管理方法

カフェのレシートは金額が小さく、つい捨ててしまいがちです。以下の方法で管理すると楽になります。

その日の業務内容をメモしておく方法は、レシートの裏に「〇〇の資料作成」など簡単なメモを書くだけで根拠になります。スマホで撮影して保存する方法は、電子帳簿保存法の要件を満たした形で保存すれば紙のレシートは不要になります。専用の封筒にまとめる方法は、月ごとにカフェ代のレシートをまとめておくと経理処理がスムーズです。

まとめ

カフェで仕事をしたときのコーヒー代・飲食代は、業務目的であれば経費にできます。ポイントは業務との関連性が説明できることと、レシートをきちんと保存しておくことです。「なんとなく経費にしている」ではなく、根拠を持って処理するようにしましょう。

「自分のケースで経費にできるか確認したい」という方は、お気軽にご相談ください。